65e congrès

LIEU DU CONGRÈS

HOTEL RIU PLAZA ESPAÑA
C/ Gran Vía, 84 - 28013 Madrid - Espagne
T. +34 91 919 33 93
W. www.riu.com/fr/hotel/espagne/madrid/hotel-riu-plaza-espana

COMMENT S’INSCRIRE

Le congrès UIA 2021 sera un événement hybride. Les participants auront le choix entre deux modalités de participation :
• Participation présentielle (à Madrid)
• Participation virtuelle

FRAIS D'INSCRIPION

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MODES DE PAIEMENT

Les droits d’inscription au congrès, payables uniquement en Euros, doivent être réglés :
1 - Par carte de crédit (VISA ou MASTERCARD).
2 - Par virement bancaire SWIFT, en précisant sur l’ordre de virement la mention « sans frais pour le destinataire » en faveur de l’Union Internationale des Avocats et en indiquant vos nom et prénom ainsi que la mention « 65e congrès Madrid ».
Titulaire du compte :
Union Internationale des Avocats
Société Générale - 91 avenue des Champs Elysées
75116 Paris - France
BIC/SWIFT : SOGE FRPPXXX
IBAN : FR76 3000 3033 9200 0503 4165 164

INFORMATIONS CONGRÈS

Santé et sécurité
Le congrès UIA 2021 sera organisé conformément aux règles sanitaires en vigueur à Madrid en octobre 2021.
Riu Hotels et Preverisk ont développé conjointement un guide de procédures en réponse à la pandémie de Covid-19, conduisant à une série de mesures préventives spécifiques. Pour plus d’informations sur les protocoles sanitaires appliqués sur le lieu du congrès (Hôtel Riu Plaza España), vous pouvez consulter : https://riu.cld.bz/RIU-COVID19-Health-Protocol

Accès aux personnes à mobilité réduite
Certains lieux peuvent présenter un accès peu facile pour les personnes à mobilité réduite. Nous remercions les participants ayant besoin d’une attention particulière de bien vouloir le signaler dans le formulaire d’inscription dans la section prévue à cet effet.

Déjeuners
Les déjeuners ont été organisés de manière à ce que vous ayez amplement le temps de rencontrer amis et confrères. Ils seront servis à l’hôtel Riu Plaza España. Vous pourrez y accéder sur présentation de votre badge et moyennant réservation préalable sur votre formulaire d’inscription.

Liste des participants au congrès
Une fois inscrit au congrès, vous pouvez à tout moment consulter la liste et les coordonnées des participants dans l’onglet « Participants ».

Rapports du congrès
Les rapports reçus sous forme électronique seront accessibles dans l’onglet « Rapports » pour tous les participants inscrits au congrès ayant réglé leurs frais d’inscription, une fois connectés à leur espace personnel.

Accréditation
En se connectant à son espace personnel sur le site Web de l’UIA, www. uianet.org, chaque participant pourra télécharger, à la fin du congrès, un certificat de participation, qui pourra être utilisé pour obtenir des points dans le cadre de la formation continue. À cette fin, l’UIA a entrepris des démarches auprès des différents centres d’homologation et/ou d’accréditation dans plusieurs pays. Pour plus d’information, merci de contacter l’UIA.

Modifications et adjonctions
Certains noms et certaines réunions ou activités ne figurent pas dans le programme PDF faute de nous avoir été confirmés dans les délais impartis. Nous vous invitons à consulter régulièrement le site Web de l’UIA, section du congrès de Madrid, pour prendre connaissance des modifications et adjonctions apportées à ce programme. Le programme final, incluant toutes les mises à jour et informations pratiques, sera remis aux participants sur place.

Interprétation simultanée
Le tableau ci-dessous résume les réunions pour lesquelles une traduction simultanée est organisée à ce jour. À votre arrivée au congrès, veuillez consulter le programme final pour vérifier si la traduction simultanée est proposée dans d’autres langues ou pour d’autres réunions.

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FORMALITÉS D’ENTRÉE

Pour un séjour de moins de 3 mois, aucun visa n’est obligatoire pour entrer en Espagne pour les ressortissants de l’Union européenne et de Suisse. Vous devez néanmoins être obligatoirement en possession d’une carte nationale d’identité ou d’un passeport en cours de validité.

Si vous n’êtes pas ressortissant de l’Union européenne ou de Suisse, veuillez consulter le site du Ministère des Affaires Étrangères espagnol pour vérifier si votre pays figure sur la liste des pays exemptés de visa d’entrée en Espagne ou si vous devez, le cas échéant, obtenir un visa auprès des ambassades ou des consulats espagnols de votre pays de résidence :
http://www.exteriores.gob.es/Portal/es/ServiciosAlCiudadano/InformacionParaExtranjeros/Documents/listapaisesvisado.pdf

Nous encourageons vivement les participants nécessitant un visa à présenter leur demande de visa le plus tôt possible.

Formulaire de contrôle sanitaire
Toute personne voyageant en Espagne en provenance d’un autre pays devra compléter un formulaire de contrôle sanitaire associé à son voyage. Pour une entrée par voie aérienne, le formulaire est disponible sur spth.gob.es ou sur l’application Spain Travel Health-SpTH (disponible pour Android et iOS). Pour une entrée par voie maritime, merci de vous reporter au lien suivant : spthm.puertos.es. Une fois ce formulaire complété, le voyageur recevra un QR code qu’il devra présenter au moment de l’embarquement et à son arrivée en Espagne. À l’heure actuelle, il n’est pas obligatoire de présenter ce formulaire si l’entrée en Espagne se fait par voie terrestre.

Exigences sanitaires supplémentaires : certificat Covid numérique UE ou autres certificats
À compter du 7 juin 2021, si vous venez d’un pays classé « à risque », vous devrez présenter soit un certificat justifiant d’une vaccination complète contre le Covid-19, soit un certificat de test de dépistage d’infection active, soit un certificat de rétablissement. Ces certificats seront différents selon le pays de délivrance : pays de l’Union Européenne (certificat Covid numérique UE) ou pays tiers. La liste des pays ou zones classés « à risque », ainsi que les critères utilisés, seront revus tous les sept jours et leur mise à jour sera publiée sur cette page.

HÉBERGEMENT

HÔTEL RIU PLAZA ESPAÑA 4*
Lieu du congrès*
À partir de 137,50 €**

Installé dans l’emblématique Edificio España, le Riu Plaza España est un hôtel quatre étoiles idéalement situé sur la Gran Vía, à seulement 20 mètres de la station de métro Plaza España, qui vous permettra d’accéder à tous les quartiers de la ville. L’hôtel Riu Plaza España compte 550 chambres offrant tout le confort pour vous assurer un séjour des plus agréables.

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Points forts de l’hôtel
● Situé dans le centre de Madrid, “Edificio España”
● WiFi gratuit dans tout l’hôtel
● Sky Bar au 26e étage, terrasse bar au 27e étage avec de magnifiques vues sur la ville
● Piscine extérieure au 21e étage, ouverte en été
● Salle de sport ouverte 24h/24
● Parking souterrain, payant (places limitées)

(*) Les sessions scientifiques (thèmes principaux, sessions de travail des commissions et sessions spéciales), les déjeuners du congrès et la cérémonie de clôture auront lieu à l’hôtel Riu Plaza España les 29 et 30 octobre. L’assemblée générale, les forums par langue et par région et la cérémonie d’ouverture se tiendront sur
d’autres sites le 28 octobre.
(**) Prix par nuit et par chambre, TVA (10%) et petit-déjeuner inclus, hors taxe de séjour

HÔTEL EUROSTARS MADRID GRAN VÍA 4*
10% de réduction pour les congressistes UIA

Cet hôtel boutique de 84 chambres est idéalement situé entre la Gran Vía et le quartier de Callao, à seulement 5 minutes à pied de l’hôtel Riu Plaza España.

Vous pouvez effectuer votre réservation en ligne sur :
https://www.eurostarshotels.com/eurostars-madrid-gran-via.html
Code promotionnel (10% de réduction du 27 au 31 octobre 2021) : UIA

SE DÉPLACER

L’UIA ne prévoit pas de service de transfert depuis l’aéroport ou la gare. L’aéroport Adolfo Suárez Madrid-Barajas est situé à 15 km de l’hôtel Riu Plaza España. Il faut compter 20-25 minutes de transfert en taxi en fonction du trafic. La gare Madrid-Puerta de Atocha est située en centre-ville, à environ 15 minutes en taxi de l’hôtel Riu Plaza España. Madrid possède également un bon réseau de transports urbains (bus, trains et métro).

À Madrid, un protocole sanitaire vous permettra de suivre le congrès en toute sécurité :

- L'UIA demandera à chaque participant un certificat de vaccination ou un test PCR/antigénique négatif de moins de 48h pour entrer sur le lieu du congrès

- Le port du masque sera obligatoire dans toute la zone du congrès ainsi que dans les salles de sessions

- Dans les salles de travail, l'UIA fera respecter une distanciation sociale.

- Du gel hydroalcoolique sera distribué à chaque entrée de salle et disponible dans les zones de passage fréquentées du congrès

- Des masques et des échantillons de gel hydroalcoolique seront offerts à tous les participants au congrès

- Une cabine de test Covid-19 permettra à tout moment de vous faire tester en cas de doute

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L’Hôtel Riu qui accueille notre congrès possède également son propre protocole que vous pouvez consulter ici :
En anglais : https://riu.cld.bz/RIU-COVID19-Health-Protocol
En espagnol : https://riu.cld.bz/RIU-COVID19-Protocolo-Sanitario

L’UIA suit la situation sanitaire en Espagne très régulièrement. Vous pouvez également vous renseigner en allant sur le site du Ministère de la santé ici.

Les données y sont actualisées très fréquemment. Elles font actuellement état d’un taux de vaccination de la population espagnole de 74% et de 93% des plus de 40 ans (schéma vaccinal complet).

Vous pouvez accéder à d’autres données plus complètes ici.

La santé de nos participants reste notre priorité absolue.

Conditions générales

Toute inscription reçue par l’Union Internationale des Avocats (UIA) et accompagnée du règlement intégral des frais correspondant aux manifestations choisies sera confirmée par écrit. Un numéro d’inscription sera attribué à chaque participant, qui sera demandé lors de l’enregistrement à l’hôtel Riu Plaza España, pour la remise des documents concernant le congrès.

L’UIA se réserve le droit, à tout moment et à son entière discrétion, sans avoir à fournir de raison, d’annuler ou de reporter le congrès à une date ultérieure, de changer le lieu et/ou le programme du congrès, d’apporter des corrections ou des modifications aux informations publiées dans le programme du congrès et d’annuler toute invitation à participer au congrès.

Ni l’UIA, ni aucun de ses responsables, employés, agents, membres ou représentants, ne pourront être tenus pour responsables de toute perte ou dommage, de quelque nature que ce soit, subi (directement ou indirectement) par un congressiste, un accompagnant ou un tiers suite à une annulation, un changement, un report ou une modification.

Ni l’UIA, ni aucun de ses responsables, employés, agents, membres ou représentants ne pourront être tenus pour responsables de toute perte ou dommage, de quelque nature que ce soit, subi (directement ou indirectement) par un participant au congrès ou un accompagnant, sauf en cas de décès ou de lésions corporelles dus à une négligence grave de l’UIA. 

Le rapport contractuel entre l’UIA et chaque participant en relation avec le congrès est soumis à la loi française, à l’exclusion de tout autre droit. Les Tribunaux de Paris sont seuls compétents.

En ce qui concerne l’hébergement pour le congrès, la relation contractuelle est établie directement entre l’hôtel et chaque participant.

Formalités
Il appartient au congressiste de s’assurer qu’il est en règle avec les formalités de police, de douane et de santé pour son voyage. Un congressiste qui ne pourrait participer au congrès, parce qu’il n’a pas pu embarquer sur un vol ou tout autre moyen de transport, faute de présenter les documents exigés (passeport, visa, certificat de vaccination…) ne pourrait prétendre à aucun remboursement.

Cas de force majeure
On entend par cas de force majeure tout évènement extérieur aux parties présentant un caractère à la fois imprévisible et insurmontable qui empêcherait l’UIA, les participants, l’agence ou les prestataires de services impliqués dans l’organisation du congrès, d’exécuter tout ou partie des obligations prévues dans la présente convention. Il en sera notamment ainsi en matière de grève des moyens de transport, du personnel hôtelier, des aiguilleurs du ciel, d’insurrection, d’émeute et de prohibition quelconque édictée par les Autorités.
Il est expressément convenu qu’un cas de force majeure suspend, pour les parties, l’exécution de leurs obligations réciproques. Parallèlement, chacune des parties supporte la charge de tous les frais qui lui incombent et qui résultent du cas de force majeure.

Santé
L’UIA décline toute responsabilité en cas de problème de santé pouvant entraîner des complications ou aggravations durant l’ensemble du séjour tel que : grossesse, problèmes cardio-vasculaires, toutes allergies, régimes alimentaires particuliers, les affections en cours de traitement non encore consolidées à la date du début du congrès, maladie psychique, mentale ou dépressive… (Liste non exhaustive).

Conditions d’annulation

Toute annulation fera l’objet d’une retenue de 20 % pour frais de dossier et devra parvenir par écrit à l’UIA avant le 30 septembre 2021. Il ne sera procédé à aucun remboursement pour une annulation reçue après cette date. Tous les remboursements seront effectués après le congrès.
Les participants s’étant acquittés du montant intégral des frais d’inscription et qui ne seraient pas en mesure d’assister personnellement au congrès peuvent se faire remplacer par un confrère et en informer l’UIA. Des frais de dossiers de 50 € seront facturés.

COVID-19
Pour toute annulation de participation présentielle après le 30 septembre 2021, un avoir ou un remboursement complet des frais d’inscription* seront proposés dans les cas suivants :
• en cas de test positif au Covid-19 dans les 14 jours précédant le congrès (un certificat médical ou une preuve de résultat de test positif seront exigés) ;
• fermeture des frontières par les autorités espagnoles ou par les autorités du pays de résidence ;
• confinement dans le pays de résidence.
Pour tout autre motif, les conditions d’annulation standard s’appliqueront.
(*) Si le participant le souhaite, une partie du montant payé pour le congrès présentiel pourra être utilisée pour le congrès virtuel. Le montant restant pourra être reporté sur un autre événement UIA ou remboursé.

Si le congrès présentiel doit être annulé pour des raisons liées à la pandémie de Covid-19, les participants pourront demander un avoir ou un remboursement complet de leurs frais d'inscription.
Si une alternative virtuelle est proposée, une partie du montant payé pour le congrès présentiel pourra être utilisée pour le congrès virtuel. Le montant restant pourra être reporté sur un autre événement UIA ou remboursé.

Lettres d’invitation
Si vous avez besoin d’une lettre d’invitation officielle afin d’obtenir un visa, merci de bien vouloir :
• Vous inscrirez au congrès et vous acquitter des frais d’inscription dès que possible et au plus tard le 15 septembre 2021, afin d’avoir suffisamment de temps pour obtenir un visa ;
• Demander votre lettre d’invitation avant le 30 septembre 2021. Les lettres d’invitation ne seront plus garanties après cette date.

Demandes de visa
Une fois que vous aurez votre lettre d’invitation, vous devrez effectuer votre demande de visa. Nous vous invitons à contacter l’ambassade ou le consulat d’Espagne le plus proche dès que possible afin de déterminer où vous devez présenter votre demande et de vous renseigner sur les délais de traitement des demandes.

Remboursements en cas de refus de délivrance de visa
En cas de refus de délivrance de visa, vos frais d’inscription seront remboursés (moins 50 € de frais de dossier), à condition que vous ayez effectué votre demande avant le 15 septembre 2021.
Afin que votre demande de remboursement soit examinée, merci de bien vouloir :
• Remettre l’avis de refus de visa à l’UIA avant le congrès ;
• Remettre une copie de votre formulaire de demande de visa (indiquant que vous avez effectué votre demande avant le 15 septembre 2021) avant le congrès.
Il ne sera procédé à aucun remboursement sans preuve de refus de visa, ou dans le cas où votre visa serait délivré après le congrès.

Assurance assistance / rapatriement (par vos soins)
Dans le cadre de votre participation au congrès, nous vous conseillons de souscrire une assurance vous couvrant en cas d’hospitalisation, ou de frais médicaux. À titre indicatif, une assurance peut être incluse si vous réglez par carte de crédit (à vérifier auprès de votre banque pour connaître le détail de la prise en charge). L’UIA se dégage de toute responsabilité au cas où des congressistes n’auraient pas souscrit cette assurance.

1. Les données à caractère personnel que vous nous communiquez sont traitées par l’Union Internationale des Avocats (services généraux, communication, développement et comptabilité mais dans ce dernier cas, les seules données de contact et comptables), ayant son siège social au 9 rue du Quatre-Septembre, 75009 Paris, France (Tel : +33 1 44 88 55 66 - Fax : +33 1 44 88 55 77 - privacy@uianet.org), responsable du traitement, ci-après l’UIA.

Vos données sont traitées conformément à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés et au règlement 2016/679 sur la protection des données :

• Les données qui sont nécessaires à l’exécution du contrat qui vous lie à l’UIA sont traitées pour les finalités suivantes :
i. en vue de la gestion de la clientèle ;
ii. en vue de l’émission, du recouvrement et de la vérification des factures.
Ces données sont conservées 10 ans après l´achèvement de notre dernier contrat.

• Par ailleurs, en cochant la case dédiée à cette fin sur notre site et en nous fournissant vos données à caractère personnel, vous nous donnez votre consentement exprès pour traiter ces données en vue des finalités suivantes :
i. en vue de la communication des lettres d’information papier et électronique de l’UIA ;
ii. en vue de la réalisation d’opérations d’information ou de promotion sur les services de l’UIA ;
iii. en vue de réaliser des études de marché ;
iv. et en vue de vous proposer de nouvelles finalités.

Lorsque le traitement est uniquement basé sur votre consentement, il vous est loisible de retirer votre consentement par demande écrite adressée à l’UIA, à tout moment, sans porter atteinte à la licéité des traitements effectués avant le retrait de ce consentement. Vos données sont conservées tant que vous ne nous faites pas part de ce souhait.

2. Vos données ne seront transmises à aucun autre destinataire que précisé ci-dessous et pour les finalités suivantes :
- aux autorités judiciaires et administratives, aux personnes et aux autres entités auxquelles un droit d’accès à ces données est accordé par les dispositions de la loi et de la réglementation ;
- aux entités publiques ou privées pour lesquelles la divulgation des données est nécessaire afin de répondre aux besoins de l’UIA en matière de comptabilité et d’administration, ainsi que pour respecter les obligations imposées par la loi et la réglementation fiscale et relative aux impôts, telles que les agences publiques, les cabinets comptables ;
- certains tiers, tels que les agences de voyage, avec lesquels nous coopérons dans le cadre de l’organisation de nos évènements et activités ;
- certains tiers, tels que des sponsors ou partenaires d’événements, dans le cadre de partenariats et en vue de vous faire connaître leurs services ou produits, ce à quoi vous consentez expressément et ce à quoi vous pouvez opposer à tout moment ;
- au cabinet d’avocat et à l’huissier chargés s’il échet du recouvrement de nos factures en cas de non-paiement ;
- votre CV aux autorités subsidiantes, en vue de démarches d’homologations dans le cadre de la formation continue et de l’information des participants ;
- à nos sous-traitants chargés de l’infrastructure informatique, de notre programme de gestion, de la réalisation et la maintenance de notre site internet et extranet, dans la mesure nécessaire à l’exécution de leurs missions respectives.

3. Moyennant demande écrite (y compris sous format électronique) datée et signée, adressée au responsable du traitement et la justification de votre identité vous pouvez obtenir de l’UIA une copie (y compris sous format électronique) gratuite – des données à caractère personnel vous concernant ainsi que, le cas échéant, la rectification ou l’effacement de celles qui seraient inexactes, incomplètes ou non pertinentes, ou la limitation du traitement dans un délai de 30 jours. Vous bénéficiez également d’un droit à la portabilité des données. Passé ce délai de 30 jours, vous pourrez considérer que la demande a été rejetée. Vous pouvez, sur le pied de l’article 40-1 de la loi, définir des directives relatives à la conservation, à l'effacement et à la communication de vos données à caractère personnel après votre décès.

4.  Si, à n'importe quel moment, vous pensez que nous ne respectons pas votre vie privée, veuillez nous adresser une lettre ou un courriel (privacy@uianet.org). Nous mettrons tout en œuvre pour déceler et corriger le problème. Si vous désirez de plus amples informations, ou si vous souhaitez introduire une réclamation, vous pouvez contacter la Commission nationale de l'informatique et des libertés : 3 Place de Fontenoy - TSA 80715 - 75334 Paris CEDEX 07 (France) - Tél. + 33 1 53 73 22 22 - www.cnil.fr/fr/vous-souhaitez-contacter-la-cnil

l'UIA a obtenu les accréditations suivantes :

• Dans le cadre de la formation continue, l’UIA a obtenu pour les pays suivants :
  - Belgique : Ordre des Barreaux francophone et germanophone - O.B.F.G. (16 points)
  - Luxembourg : Ordre des Avocats du Barreau de Luxembourg (16 points)

• Congrès 2021 de Madrid Programme final

  pdf, 5.66 Mo

• 2021 Madrid congress sponsorship brochure

  pdf, 5.66 Mo