Directives internes de l'UIA pour le développement durable

Introduction et mise en garde

Ces directives internes visent à mettre en œuvre la « Résolution sur la durabilité et le rôle de la profession juridique », approuvée par l'Assemblée générale de l'UIA réunie à Rome le 25 octobre 2023 à l'occasion du 67è Congrès, par laquelle l'UIA a décidé, entre autres : « D’adapter ses pratiques internes à la durabilité et, dans la mesure du possible, instituer des politiques qui reflètent ce point de vue. »

Ces directives internes sont de nature incitative et contiennent des recommandations qui ne créent pas d'obligations légales pour l’UIA, ses membres, son personnel, ses fournisseurs ou toute autre partie prenante, ni à l’égard d’aucun tiers.

L'UIA s'efforcera, en toute bonne foi, de déployer tous ses efforts pour atteindre les objectifs proposés.

Ces directives sont soumises à des limitations et à d'autres événements indépendants de la volonté de l'UIA.

Engagement politique

Intégrer et mettre en œuvre les principes de développement durable dans les plans stratégiques de l'UIA.

Soutenir les activités de sensibilisation du personnel aux questions de développement durable.

Non-discrimination et égalité, diversité, équité et inclusion

En gardant à l'esprit les statuts de l'UIA :

Art. 2. Universalité – Engage l'UIA à « prendre toutes les mesures nécessaires pour affirmer en son sein le respect des principes de non-discrimination et d’égalité hommes-femmes auxquels elle est attachée ».

Art 15 – Demande au Conseil de Présidence de – « Veiller au respect des principes de non-discrimination, d’égalité, de diversité et au caractère universel de l’Association au sein des organes de l’association. Il veille aussi à la présence de jeunes en son sein. Il en rend compte annuellement à l’Assemblée générale » ;

Art. 18 – Demande au Président de l'UIA de « s'efforcer de respecter les principes de non-discrimination, d’égalité, de diversité et le caractère universel de l’Association dans la composition » du Comité de Direction.

L'UIA devrait continuer à appliquer et à développer les principes de non-discrimination et d'égalité afin de s'assurer qu'ils sont largement mis en œuvre pour garantir la diversité, l'équité et l'inclusion des femmes avocates et des jeunes avocats, des avocats handicapés, des mères/parents célibataires avec des enfants en bas âge, des avocats neurodivergents, etc. en tenant compte de la diversité géographique et linguistique, à la fois lors de la sélection de ses dirigeants – les membres des organes de l'UIA : le Conseil de Présidence et le Comité de Direction  –; les présidents des commissions et des comités; et lors du choix des organisateurs, coordinateurs et orateurs pour tous les événements de l'UIA – thèmes principaux du Congrès et sessions de travail, séminaires et cours de formation, etc.

Le choix des lieux pour les événements – Congrès, séminaires, réunions institutionnelles...

Privilégier dans la mesure du possible des lieux d'événements durables gérés par des centres de conférence ou des hôtels engagés dans une politique de développement durable et dûment accrédités, selon les lignes suivantes :

• Neutralité carbone – un centre de congrès/hôtel neutre en carbone/respectueux de l'environnement
• avec une politique de gestion des déchets en place
• service hôtelier durable avec utilisation de produits et d'aliments respectueux de l'environnement/recyclés (coordination du menu pour inclure des options végétariennes et des choix alimentaires durables), avec une politique d'utilisation de l'eau, d'éclairage et d'énergie axée sur la réduction de la consommation
• situé à distance de marche des hôtels et facilement accessible par les transports publics

Dans la mesure du possible : dûment accrédités, selon la norme de gestion de la durabilité ISO 20121, la norme de qualité ISO 9001 et la norme environnementale ISO 14001.

L'UIA devrait vérifier et gérer l'empreinte carbone de l'organisation : https://www.envirly.com

Le choix des sponsors

Préférer les sponsors qui se sont engagés dans une politique de développement durable et qui se conforment aux obligations applicables en matière de rapports sur le développement durable.

Dans la mesure du possible : dûment accrédités aux fins de l'ISO  : ISO 26000 sur la responsabilité sociale ; ISO 14001, Système de management environnemental ; ISO 45001, Système de management de la santé et de la sécurité ; ISO 20400, Système de management des achats durables.

Le "R" de RSE

Allez vers le zéro papier (économie circulaire)

Encourager l'utilisation de papier recyclé pour le Juriste, l'annuaire des membres, etc.

Encourager l'utilisation exclusive de papier recyclé pour nos publications ; offrir la possibilité d'utiliser des publications électroniques.

Offrir à tous les membres la possibilité de recevoir le Juriste, la carte de membre, et toute correspondance de l’UIA par voie électronique/en zéro papier.

Utiliser du papier recyclé pour les blocs-notes, etc.

Dans la mesure du possible, dématérialiser les réunions institutionnelles, en enregistrant les présences en zéro papier, en utilisant des signatures numériques et des formulaires de procuration numériques.

Utiliser une application pour les événements plutôt que des programmes imprimés qui permette aux participants d'utiliser leur téléphone et de vivre une expérience plus personnalisée, sans papier, ni impression.

Le "S" de RSE

Toujours prendre en compte l'inclusion sociale

Reconnaissant la forte valeur sociale des événements en présentiel, considérer que l'accès en ligne à nos événements « en présentiel » et à un nombre limité d'événements uniquement en ligne permettra une plus grande inclusion sociale (tout en réduisant l'empreinte carbone et les coûts). Les jeunes avocats et les avocats originaires de pays moins développés n'ont souvent pas les moyens d'assister aux événements en présentiel et sont donc exclus de la vie de l'organisation. Il y a aussi des juristes handicapés qui ne peuvent pas se déplacer, des mères célibataires avec des enfants en bas âge et des juristes neurodivergents qui ne se sentent pas à l'aise dans des conférences bondées.

Chacune de ces personnes peut être un expert dans son domaine et apporter une contribution importante. Au minimum, leur fournir un accès en ligne aux réunions, événements et activités de l'UIA, lorsque cela est possible, leur permettrait de participer de manière significative à notre organisation, tout en créant un sentiment de communauté et d'appartenance.

L'UIA devrait s'établir comme L'ASSOCIATION MONDIALE DES AVOCATS, sensible à ces besoins et offrant une opportunité à tous les avocats.

Évaluer une politique d'inclusion sociale pour les intervenants lors des événements de l'UIA – lors de la sélection des intervenants les plus qualifiés, envisager de réduire ou d'annuler les frais d'inscription des praticiens à temps plein (donc pas seulement des universitaires et des représentants institutionnels ou de l'industrie) et de couvrir ou de contribuer aux frais de voyage et d'hébergement (dans la mesure du possible par le biais de sponsorings) non seulement en fonction de la « catégorie » du pays d'exercice des intervenants, de leur statut professionnel et de leur âge, mais aussi de leurs conditions financières. Envisager la création d'un fonds « DEI » (Diversité, équité et inclusion) spécifiquement destiné à soutenir les membres de l'UIA qui ont des difficultés à participer aux événements organisés par l'UIA pour des raisons financières. Ce fonds serait créé à partir des dons des membres de l'UIA et serait supervisé par une équipe dédiée.

"S" signifie qualité de vie – Encourager tous les événements de l'UIA à inclure une composante optionnelle « qualité de vie » dans le programme, afin d'envoyer un message positif – par exemple : offrir du yoga et de la méditation plus une conférence de 30 minutes sur le bien-être au 21è siècle.

Mettre en œuvre un projet local de service public « droits de l'homme » lors de chaque congrès, à l'instar du projet de service public « animaux » lancé lors du congrès de Rome.

Diversité, égalité et inclusion du personnel de l’UIA

Adopter les meilleures pratiques afin de s'assurer que nous continuons à appliquer à notre personnel les principes de non-discrimination et d'égalité, de diversité, d'équité et d'inclusion.

Le "E" de RSE

En ce qui concerne la gouvernance, les actions de mise en œuvre pourraient inclure la création d'un responsable RSE/durabilité qui rendrait compte directement au Comité de Direction/Bureau des progrès accomplis pour la réalisation des objectifs RSE, en veillant à ce que la RSE fasse partie d'un dialogue continu et que l'UIA s'efforce de prendre en compte les implications RSE dans toutes les décisions commerciales importantes.

Établir des règles concernant la composition / la structure des commissions, des groupes de travail et des comités, pour fournir (1) plus de communication sur les commissions, groupes de travail et comités, ce qui permettrait la contribution significative des membres, et (2) plus de transparence et de partage d'informations sur les règles régissant la participation et les contributions aux panels des séminaires et des congrès, ce qui encouragerait la diversité dans la participation.

Merchandising durable

Des articles promotionnels et un merchandising durables comme partie intégrante de la stratégie marketing de l'UIA.

Intégrer le développement durable dans chaque Congrès

Ces initiatives pourraient inclure la remise d’un prix à une commission et/ou à un membre ou à un cabinet d'avocats en particulier pour leurs efforts en matière de durabilité ou la création et la remise d’une reconnaissance/un prix « service public pour la planète ».

Pro Bono

Encourager les commissions, les comités etc. et les membres individuels et collectifs à trouver et soutenir des projets pro bono, et soutenir les efforts de durabilité.